Uw factuurvoorwaarden zijn de spelregels bij betwistingen. Wanneer het tot een rechtszaak komt, vraagt de rechter altijd de geldende factuurvoorwaarden op. Waar nodig herleidt hij deze tot wat wettelijk is toegestaan.
U vermeldt de factuurvoorwaarden op elk handelsdocument (bijvoorbeeld offerte, bestelbon, factuur, …). Wanneer ze op de achterkant staan, zet u vooraan een duidelijke verwijzing zoals bijvoorbeeld: ‘De algemene voorwaarden op de achterzijde van dit document maken deel uit van deze overeenkomst.’
Tip: Ook op een bestelbon staan de algemene voorwaarden. Als ze enkel op de factuur staan, kunnen ze door de rechter buiten toepassing gesteld worden!
Openstaande betalingen opvolgen
We geven graag enkele tips mee die we eerder met jullie deelden:
– Speel kort op de bal.
– Stuur kort na het verstrijken van de betalingstermijn een eerste herinnering per gewone zending met een duidelijke uiterste betaaldatum.
– Een tweede herinnering volgt aangetekend én via gewone zending. Aanvullend kan het ook nog per fax, u bewaart het verzendingsrapport als bewijs.
– Vanaf de derde stap schakelt u een incassobureau in. VP Consulting stuurt opnieuw een herinnering via aangetekende en gewone post. Blijft die zonder resultaat dan volgt een dagvaarding.
Bij een dagvaarding zijn uw algemene voorwaarden belangrijk. Zij kunnen voorzien in een schadevergoeding en/of het betalen van inningskosten.
Goede algemene voorwaarden zijn essentieel voor elke onderneming. Laat ze op maat opstellen of laat ze controleren door een specialist. De wetgeving verandert voortdurend dus een regelmatige aftoetsing aan de wettelijkheid is noodzakelijk voor een vlotte invordering.