Déclaration relative au respect de la vie privée
(applicable à partir du 25 mai 2018)
La protection de vos données à caractère personnel est primordiale pour VP Consulting SPRL
Dans cette déclaration relative au respect de la vie privée, nous exposons de manière détaillée comment, en notre qualité de responsable du traitement, nous traitons vos données à caractère personnel.
Quoi ?
Nous traitons vos données à caractère personnel. Cela implique que nous nous servons d’informations qui permettent de vous identifier.
Il peut s’agir de votre nom, d’un numéro d’identification, de votre adresse et/ou de vos données de contact, mais aussi de données concernant votre patrimoine et la composition de votre ménage. La notion « traiter » doit être comprise au sens large et peut porter sur la collecte, l’enregistrement, le classement, l’organisation, la sauvegarde, la mise à jour ou la modification, la demande, la consultation, l’utilisation,… de vos informations personnelles.
Si vous voulez faire appel à nos services, il faut toujours nous fournir un minimum de données à caractère personnel. Sans certaines données, nous ne pouvons pas vous assister.
Identité et coordonnées du responsable du traitement
VP Consulting SPRL
Pijpenveldstraat 9
3210 Lubbeek
BCE: 0899.893.348
info@vpconsulting.be
Quelles données ?
Les données à caractère personnel concrètes que nous traitons varient selon les cas. En grandes lignes, il s’agit des données à caractère personnel suivantes :
•Données d’identification personnelles: nom, titre, adresse (privée, travail), adresses précédentes, numéro de téléphone (privé, travail), courriel, âge, sexe, date de naissance, lieu de naissance, état civil, nationalité, numéro de registre national.
•Situation financière: revenus, possessions, investissements, total des revenus, revenus professionnels, économies, information concernant les placements, revenus d’investissements, charges sur l’actif ; information concernant les passif, les dettes, les emprunts, les hypothèques, les autres formes de crédit ; information concernant les polices d’assurance ; intermédiaires financiers ; …
•Activités professionnelles: nature de l’activité, nature des marchandises ou services utilisés ou fournis,…
•Situation familiale: nom de l’époux (épouse) ou du partenaire, date du mariage, date du contrat de cohabitation, nombre d’enfants,… détails concernant les mariages ou unions précédent(e)s, divorces, séparations, noms des anciens partenaires, enfants, personnes à charge, autres membres de la famille, collatéraux, parents et descendants.
•Contrats et transactions : détails concernant les transactions ou accords commerciaux, accords concernant la représentation ou accords juridiques, détails concernant les agents.
•Données judiciaires concernant les condamnations : sanctions fiscales et condamnations, arrangements.
•Données judiciaires concernant les mesures judiciaires : tutelle, administrateur provisoire, internement, placement, …
•Sociétés : données des sociétés dont le client est actionnaire ou administrateur.
Traitement
Le traitement de vos données à caractère personnel est subordonné à certaines règles ; il requiert un objet spécifique et une base légale.
VP Consulting SPRL traite vos données à caractère personnel parce que vous faites appel à nos services de recouvrement de créances (conseils juridiques, mise en œuvre de ces conseils, assistance dans le cadre de procédures en Belgique et en dehors,…), parce que vous nous les avez vous-même fournies. Vous nous transmettez directement un certain nombre de ces données, par exemple dans vos contacts directs avec notre bureau. D’autres données nous sont fournies par l’intermédiaire de tiers, dont les autres conseillers auxquels vous faites appel ou le Registre National.
Dans certaines circonstances, nous disposons d’informations vous concernant, sans que vous ayez une relation directe avec nous. Dans la plupart des cas, il s’agit d’un client qui nous fournit des informations vous concernant dans le cadre de son dossier, par exemple en votre qualité de membre de la famille ou de partie adverse contractuelle.
Nous ne pouvons alors pas traiter vos données à caractère personnel sans objectif légitime et sans base légale.
Nous traitons vos données à caractère personnel par exemple aux fins spécifiques suivantes :
•Pour pouvoir vous informer sur nos services ;
•Afin de pouvoir vous conseiller de manière adéquate concernant une question que vous nous avez soumise ;
•Pour l’exécution des conseils que nous vous avons fournis ;
•Pour pouvoir vous assister dans le cadre d’une procédure judiciaire dans laquelle vous êtes impliqué ;
•Pour la gestion de dossier en général, y compris la facturation ;
•Pour l’envoi de mailings généraux en matière de droit et de fiscalité ;
•Pour pouvoir vous informer spécifiquement sur des questions ou changements susceptibles de vous intéresser ;
Nous traitons vos données à caractère personnel uniquement :
•Soit lorsque le traitement est nécessaire ◦Pour l’exécution de notre contrat avec vous ;
◦Pour la protection de vos intérêts vitaux ou de ceux de tiers ;
◦Pour la défense de nos intérêts légitimes ou de ceux de nos collaborateurs ;
◦Pour l’accomplissement de nos obligations légales ;
•Ou quand nous avons obtenu votre consentement explicite.
Combien de temps ?
Nous ne conservons pas vos données à caractère personnel indéfiniment.
Vos données à caractère personnel ne sont conservées que pendant le temps nécessaire pour réaliser les objectifs pour lesquels les données sont utilisées.
Voici quelques exemples de délais de conservation :
•L’information concernant les clients est conservée aussi longtemps que nécessaire compte tenu de la situation spécifique du client et des dossiers gérés pour lui par VP Consulting SPRL ou aussi longtemps que nécessaire compte tenu de nos obligations légales et déontologiques.
Contrôle de vos données personnelles
Vous restez maître de vos données à caractère personnel.
Vous pouvez à tout moment nous demander un aperçu de vos données à caractère personnel, nous demander de rectifier des données incorrectes ou de supprimer vos données de nos fichiers. Vous avez également le droit de retirer votre autorisation de traiter vos données, de demander la limitation du traitement ou de vous opposer au traitement de vos données par VP Consulting SPRL. Enfin, vous pouvez également nous demander de transmettre toutes les données que vous nous avez fournies à un tiers de votre choix.
Si vous voulez faire usage d’un de ces droits, nous vous prions de nous envoyer un courriel avec votre demande et avec une pièce d’identité à info@vpconsulting.be.
Nous ne sommes pas toujours obligés d’accéder à votre demande, mais nous réagirons toujours dans le délai prévu par la loi et nous expliquerons notre refus éventuel.
Nous disposons d’un délai d’un mois pour réagir à votre demande par laquelle vous exercez l’un de vos droits. S’il s’agit d’une demande complexe, le délai sera prolongé d’une période de deux mois. S’il s’agit d’une demande manifestement infondée ou exagérée, il nous est loisible d’ignorer votre demande ou de vous porter en compte une indemnité correspondant aux frais exposés par notre administration pour vous fournir une réponse.
En fonction de votre demande concrète, nous vous accordons les droits suivants :
Droit de regard
Lorsque nous recevons une demande de consulter les données, nous vous fournissons les informations légales sous forme électronique. Si vous souhaitez recevoir les données que nous traitons sur au format papier, vous devez nous le demander expressément. Si vous souhaitez recevoir vos données à caractère personnel en plusieurs exemplaires, nous pouvons vous facturer les frais y afférents.
Droit de rectification
Si vous nous communiquez que certaines données vous concernant sont incorrectes ou incomplètes, nous procéderons à une rectification dans nos fichiers.
Droit de retirer votre consentement
Si le traitement des données repose sur votre consentement vous avez le droit de retirer ce consentement sans que cela n’affecte la légitimité du traitement de vos données sur base de votre autorisation avant votre décision de vous rétracter.
Droit à la suppression des données
Vous pouvez nous demander de supprimer vos données à caractère personnel pour lesquelles il n’existe plus de motif fondé de les traiter. Le droit de supprimer les données n’est pas absolu. Vous pouvez uniquement exercer ce droit dans les cas suivants :
•les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires pour atteindre l’objectif envisagé ;
•nous traitons les données à caractère personnel de manière illégitime ;
•nous devons effacer les données à caractère personnel en raison d’une obligation légale ;
•vous retirez votre consentement et le traitement n’a pas d’autre fondement juridique ;
•après l’exercice fructueux du droit d’opposition.
Dans certaines circonstances, nous pourrons toutefois refuser d’effacer les données à caractère personnel. Cela sera entre autres le cas lorsque le traitement est nécessaire pour répondre à une obligation légale ou pour introduire, exercer et étayer une éventuelle action en justice.
Le droit de limitation du traitement de données
Dans certains cas, vous pouvez demander une ‘limitation’ du traitement de données. Nous nous limiterons alors à enregistrer vos données à caractère personnel et arrêterons toutes les autres activités de traitement.
Vous pouvez obtenir la limitation du traitement de vos données dans les cas suivants :
•si vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel, pendant une période qui nous permet de contrôler l’exactitude des données à caractère personnel ;
•si le traitement est illégitime;
•si vous avez besoin des données à caractère personnel pour l’exercice d’une action en justice, alors que nous n’en avons plus besoin ;
•si vous exercez votre droit d’opposition. La limitation produira ses effets en attendant de savoir si nos motifs légitimes prévalent sur les vôtres.
Le droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel si le traitement est basé sur l’intérêt légitime de VP Consulting SPRL ou d’un tiers. Communiquez-nous, le cas échéant, les motifs de l’opposition se rapportant à votre situation spécifique. Lors de l’évaluation de votre opposition, nous devons trouver un équilibre entre vos intérêts et les nôtres (ou ceux du tiers en question). Si, pour une raison ou une autre, nous estimons ne pas pouvoir accéder à votre opposition, nous vous en communiquerons les motifs.
Dans d’autres cas, vous ne pouvez pas faire opposition, mais n’oubliez pas que si le traitement des données à caractère personnel est basé sur votre consentement, vous pourrez toujours le retirer.
Le droit à la portabilité des données
L’intention du droit à la portabilité des données est de vous permettre d’obtenir vos données à caractère personnel, sous un format structuré, courant et exploitable par une machine, et de les réutiliser pour d’autres services. Vous pouvez donc déplacer facilement vos données à caractère personnel d’un environnement informatique à un autre.
Une des conditions de base pour la portabilité de données est qu’il doit s’agir de données traitées de manière automatisée, par exemple enregistrées dans un fichier numérique. Il faut en outre que les données aient été communiquées par vous-même.
La plupart des traitements par VP Consulting SPRL ne sont pas automatisés au sens de la législation sur la protection des données.
Le droit de ne pas être soumis à un processus décisionnel automatisé
Il est question d’un processus décisionnel exclusivement automatisé au sens de la législation sur la protection des données lorsque des décisions sont prises par des logiciels ou des systèmes informatiques, sans intervention humaine, et lorsque ces décisions affectent une personne de manière significative ou produisent des effets juridiques la concernant. Si des systèmes de prise de décision automatisée sont utilisés (dans le cadre légal), il faut prévoir des mesures adéquates qui protègent les droits des intéressés. Ces mesures prévoient au moins la possibilité pour l’intéressé de contester cette décision, de faire connaître son point de vue et de demander une intervention humaine.
VP Consulting SPRL n’applique pas un système de prise de décision exclusivement automatisé.
Données personnelles partagées avec des tiers
Nous partageons dans certains cas vos données à caractère personnel avec des tiers.
Vos données sont en premier lieu utilisées par VP Consulting SPRL pour gérer votre dossier.
Évidemment, il est parfois nécessaire de partager ces données avec des personnes en dehors de notre cabinet en vue de l’exécution du contrat qui nous lie. Pensez par exemple aux notaires, intermédiaires financiers ou autres conseillers, avocats, huissiers de justice, aux compagnies d’assurance, traducteurs, tribunaux, réviseurs, etc.
En outre, nous devons parfois fournir des données à caractère personnel à des tiers pour respecter nos obligations déontologiques ou légales, ou pour protéger nos intérêts légitimes.
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Avez-vous un plainte ? Vous pouvez toujours vous adresser à notre cabinet ou à l’autorité nationale de surveillance.
Voici les coordonnées :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35